Zaman Yönetimi

Zaman: Hayati bir kaynak

Yeterince zamanınız var mı? Cevabınız kesin bir hayırsa, yöneticilerin büyük çoğunluğuyla aynı sınıftasınız demektir. Bu ürkütücü bir durum gibi görünebilir. Oysa hepimizin sahip olduğu zaman aynıdır; fark, bu süre içinde neler yaptığımızda ortaya çıkar. Sorun yalnızca ne kadar vaktimiz olduğu değil, sahip olduğumuz zamanı nasıl kullandığımızdır.

Zaman eşsiz bir kaynaktır. Tıpkı diğer kaynaklar gibi etkili biçimde değerlendirilebilir ya da boşa harcanabilir. Yazar ve danışman Drucker şu gözlemde bulunuyor: “Zamanen az bulunan kaynaktır. Eğer doğru yönetilmiyorsa, hiçbir şey yönetilmiş sayılmaz.” Zamanın yönetimi neden ihmal edilir? Çünkü kaynaklar arasında en az anlaşılan ve en kötü yönetilenlerden biri zamandır. Paha biçilmez bir değerin kullanımını çoğu zaman şansa bırakır, onu kontrol edip planlamayız.

Aslında insan zamanı yönetmez, yönetemez! Akrep ve yelkovanın hareketi bizim denetimimizde değildir; biz ne yaparsak yapalım zaman, önceden belirlenmiş bir hızla akıp gider. Mesele saati yönetmek değil, kendimizi zaman içinde yönetebilmektir. Zaman yönetimi ve planlama da tam olarak bu noktada buluşur: Önce zamanı tüketen alışkanlıkları fark etmek, sonra dikkatimizi ve işlerimizi bilinçli biçimde düzenlemek gerekir.

Zaman tuzaklarını ve kendi payınızı fark edin

Zaman kaybı sorulduğunda yöneticiler genellikle toplantıları, ziyaretçileri ve ertelemeleri gibi dış nedenleri sayar. Oysa tuzakların önemli bir bölümü kişinin kendi çalışma biçiminden kaynaklanır: Önceliklerin belirsizliği, yetki devredememek, işleri sürüncemede bırakmak ve plansızlık bunlardan bazılarıdır. Dışarıdaki kesintiler elbette vardır; fakat içerideki alışkanlıkları görmeden sorunun tamamını anlamak mümkün değildir.

Kendinize şu soruları sorun: Hangi zaman tuzaklarına siz neden oluyorsunuz? Hangileri başkalarından veya dış koşullardan kaynaklanıyor? Bu dış etkenlerin hangilerini kontrol edebilir, hangilerini ortadan kaldırabilirsiniz? Yanıtları düşünürken zaman kaybının hem nedeninin hem de çözümünün bir bölümünün kendi çalışma düzeninizde olduğunu görebilirsiniz.

Uzun çalışma saatleri verimlilik anlamına gelmez

Yöneticinin uzun günü, başarıyı yalnızca çalışma saatleriyle ölçmenin sakıncasını gösterir. Araştırmaların aktarıldığı bu metinde, yönetim basamaklarında yükseldikçe çalışma süresinin de arttığı belirtiliyor. Clarence Randall, kendini işe kurban etmeye hazır, tek adam olduğuna inanan yöneticiyi; sorumluluklarını bilen, acı çekmeyi ve özveride bulunmayı görev sayan biri olarak tanımlıyor. Böyle birini üstü kalabalık masasından tanıyabilirsiniz.

Aile hayatını ihmal ederek işleri yürütmeye çalışmak da sürdürülebilir bir verimlilik sağlamaz; metinde bunun iş veriminin düşmesine yol açabileceği vurgulanıyor. “Çok değil akıllıca çalış!” sözü, çok çalışmanın tek başına yeterli olmadığını hatırlatır. Amaçlarla ilgisi zayıf işlerle meşgul olmak, yoğun görünse bile sonuç getirmeyebilir. Bu nedenle iş hayatında zaman yönetimi, yalnızca daha fazla iş yapmak değil; neyin önemli olduğunu seçmek ve enerjiyi ona yöneltmektir.

Planlama başta zaman alıyor gibi görünse de işin nasıl yapılacağını önceden düşünmek, uygulama sırasında tekrarları ve yanlışları azaltmaya yardımcı olur. Metinde, etkili planlamayla harcanan her saatin uygulamada üç ya da dört saat kazandırabileceği ifade ediliyor. Buradaki temel öğüt, işe başlamadan önce düşünmek ve yapılan işin gerçekten amaca hizmet edip etmediğini sorgulamaktır.

Etkili zaman yönetimi nasıl yapılır? Önce kendinizi yönetin

Kendisine zaman yönetimi felsefesini özetlemesi istenen bir kişi, “Zaman sana ait bir şeydir,” diye cevap verir. “Onun sana hükmetmesine izin vermemeli, sen ona hükmetmelisin. Kendine hükmedemezsen zamana da hükmedemezsin.” Ardından şu düşünceyi dile getirir: “İnsanoğlu doğayı kontrol edecek kadar akıllı ama kendini kontrol edemiyor.” Bu yaklaşım, gerçekçi bir öz değerlendirme yapmanın önemini anlatır. Kişi bulunduğu durumda kendini ne kadar güvensiz hissederse, kendine bakmaktan da o kadar kaçınabilir.

Zamanı bir programa bağlamak tek başına yeterli değildir; hazırlanan programa uyabilmek de gerekir. Alışkanlıkları yalnızca başkalarının deneyimlerine bakarak değiştirmek zordur. Bu yüzden kendi gününüzü gözlemleyin: Hangi işler bekliyor, hangileri sürekli erteleniyor, hangi kesintiler planınızı bozuyor? Bu gözlem, zaman planlaması için daha gerçekçi bir başlangıç noktası sunar.

Ertelemeyi azaltmak için beş adım

Bir yönetici, sürüncemede bırakma alışkanlığının kendisini neredeyse boğacak bir tuzağa dönüştüğünü fark edip şu kurallarla mücadele etmiş:

1. Erteleme alışkanlığının sizi felce uğrattığı alanı bulun ve o alanın üzerine gidin.
2. İşleri önem sırasına koyun ve sorunları sırayla ele alın.
3. Kendinize makul zaman sınırları belirleyin.
4. Zor sorunlardan kaçmayın.
5. Mükemmellik arayışının sizi hareketsiz bırakmasına izin vermeyin. Her şeyden emin olana kadar beklerseniz hiçbir şeyi tamamlayamayabilirsiniz.

Neden planlama? Meşgul olmakla verimli olmayı ayırın

Meşgul olmaktan daha kolay pek az şey vardır; verimli olmaktan daha güç pek az şey. Yöneticinin zor görevlerinden biri düşünmektir ve bu görev çoğu zaman ihmal edilir. Bernard Baruch şöyle der: “Bildiğim bütün yenilgiler, işlediğim bütün hatalar, özel yaşantılarda ve iş hayatında gördüğüm bütün budalalıklar, düşünmeden yapılan işler sonucudur.”

Yönetim planlamayla başlar. Planlama, nereye gitmek istediğinizi ve oraya nasıl ulaşacağınızı önceden, mantıklı biçimde kararlaştırmaktır. Önünüzdeki işin çekiciliğine kapılıp hemen başlamak kolaydır; ancak ayakta kalmanın etkili planlamaya bağlı olduğunu bilen yöneticiler de vardır. Planlamaya zaman ayırmak, uzun vadede daha yüksek verim ve uygulama sırasında zaman kazancı sağlayabilir. Greenwalt’ın ifadesiyle, planlamada kullanılan her dakika uygulamada üç ya da dört dakika kazandırır.

Acelecilik, güvenilir hedefler ve iyi planlar üzerinde düşünmeye yeterince zaman ayırılmadığında ortaya çıkabilir. Metinde endişe, korkunun bir çeşidi ve yetersizliği fark etmek olarak tanımlanıyor; acelecilik de zaman sınırlarının kötü kullanılmasının işareti olarak ele alınıyor. Kendinize şu soruyu sorun: Bir işi doğru yapmak için zamanınız yoksa onu düzeltmek için nasıl zaman bulacaksınız? Doğru işi seçmekle bir işi yalnızca doğru biçimde yapmak arasındaki farkı görmek, verimli çalışmanın temelidir.

Çalışma düzeninizi ve bilgi akışını iyileştirin

Günlük işleri düzenleyebilme becerisi, yönetim hakkında öğrenilecek pek çok şeyden önce gelir. Çalışma ortamındaki sesleri denetlemek, özellikle araştırma gibi yoğun dikkat isteyen işler için önemlidir. Gürültülü ortamın yanında rahatsız koltuklar ve loş ışık da fiziksel yorgunluğa neden olup çalışma verimini düşürebilir. Masanın gölge veya yansıma olmadan aydınlatılması ve arkalıklı, rahat bir koltuk kullanılması çalışma düzenini iyileştirebilir.

Kötü bir dosyalama sistemi, bilgi ararken zaman kaybettirir ve çalışanlar için sürekli bir sıkıntı kaynağı hâline gelir. Dosyalardan sorumlu kişi işte olmadığında ortak bir sisteme duyulan ihtiyaç daha da belirginleşir. Bilginin nasıl kaydedileceği ve nerede bulunacağı açık olduğunda, arama ve bekleme için harcanan süre azalır.

Uçak ve tren yolculukları, yöneticilere rahatsız edilmedikleri bir zaman dilimi sağlayabilir. New York City’de çalıştığım yıllarda, trende ne tür işler yapılabileceğini anlamaya çalıştım. Genellikle herkesin bir şeyler okuduğunu ya da uyuduğunu fark ettim. Yolculuk süresini değerlendirmek mümkün olsa da bu zamanı nasıl kullanacağınızı önceden düşünmek gerekir.

Gereksiz kâğıt akışı, işletmenin atardamarlarını tıkayan bir yük hâline gelebilir. Frank Nunlıst bunu “kâğıt ablukası” olarak tanımlıyor. Not ve formları gözden geçirmek, yazışmalara harcanan zamanı görmeye yardımcı olur: Geçen ay gelen ve giden notların kaçı gereksizdi, kaçı daha kısa olabilirdi? Bazı yöneticiler bir iş hakkında not yazmak yerine işi doğrudan yapmanın daha verimli olduğunu fark etmiştir.

Okuma süresini daha bilinçli kullanın

Metin, daha hızlı okumak için şu alışkanlıkları öneriyor: Satırları takip ederken başınızı soldan sağa çevirmemek; sözcükleri okurken ağzınızı oynatmamak veya yüksek sesle söylememek; aynı bölümü tekrar tekrar okumaktan kaçınmak; tek tek sözcükler yerine sözcük gruplarına bakarak okuma alanınızı genişletmek ve gözünüzü kenar boşluklarında oyalamamak. Okuduğunuzu anlayıp anlamadığınızı, konu hakkında birine soru sordurarak veya okuma becerisine yönelik testlerden yararlanarak kontrol edebilirsiniz.

Seçici okuma da zamanı daha amaçlı kullanmanın bir yoludur. Önce kitabın içindekiler bölümüne göz atın. Ardından kitabı hızlıca tarayarak yazarı ve üslubunu tanıyın. Son olarak, ilginizi çeken konuları içerdiğini düşündüğünüz bölümleri dikkatle okuyun.

İş hayatında zaman yönetimi: Kesintileri kontrol edin

Bir davranışın kuralı bozduğunu bilmek, sorunu tek başına çözmez; bu kuralın neden çiğnendiğini de anlamak gerekir. Aşırı çalışan ve gereğinden fazla ayrıntıyı üstlenen bir yöneticiye bunun kendi hatası olduğunu söylemek yeterli değildir. Güç durumu ortaya çıkaran işleyişi ve ilk belirtileri fark etmezse benzer sorunlarla yeniden karşılaşabilir.

Ziyaretçiler ve telefon

Bir ziyaretçinin önemli bir iş için gelip gelmediğinin bilinmemesi, kapının sık sık açılıp kapanmasına yol açar. Randevuları düzenleme sorumluluğunu sekretere vermek, belirli kabul saatleri koymak ve ziyaretçileri önce sekreterin karşılamasını sağlamak kesintileri azaltabilir. Astınızın odasına gitmek, odanızın dışında görüşmek, konuşmayı zamanla sınırlamak ve düzenli buluşmalar planlamak da düşünülebilecek yöntemlerdir.

Telefon, zaman kazandıran etkili araçlardan biri olduğu hâlde büyük bir zaman tuzağına da dönüşebilir. Neden bazı yöneticiler telefona hükmetmek yerine onun kölesi hâline gelir? Bir doktordan muayene veya ameliyat sırasında, bir jüri üyesinden mahkemede ya da bir profesörden ders sırasında telefona cevap vermesi beklenmez. Öyleyse yöneticilerin her an telefona hazır olması neden doğal kabul edilsin? Önemli işe odaklanmak için telefonun ne zaman yanıtlanacağını belirlemek gerekir.

Toplantıları amacına ve süresine göre yönetin

Grup büyüdükçe katılımcılar arasındaki iletişim zorlaşabilir ve toplantıdaki kişilerin fikirlerinden yararlanma olanağı azalabilir. Yönetici toplantıyı bitirmekte zorlanırsa sorunlar çözümsüz kalabilir. Toplantıdan önce kısa görüşmeler yapmak, konuyu hatırlamaya ve düşünceleri tazelemeye yardımcı olur; katılımcılara hazırlıklı gelme olanağı verir.

Zaman kaybı çoğu kez toplantıya geç başlanmasıyla başlar. Yönetici başlangıç saatini korumalı ve disiplinsiz davranışların toplantının akışını belirlemesine izin vermemelidir. Toplantıyı zamanında bitirmek de aynı ölçüde önemlidir: Başkanın belirlenen süreye bağlı kaldığını gören katılımcılar, konuyu o süre içinde ele almaya yönelir. Toplantıdan sonra kararları açıkça yazmak, yanlış anlaşılmaları ve aynı konunun yeniden görüşülmesi ihtiyacını azaltır. Kötü yazılmış notlar da başlı başına bir zaman tuzağı olabilir.

Karar vermek ve zamanı gerçekçi kullanmak

“En büyük zaman hırsızı kararsızlıktır!” diyor Charles Flory. Endişe, günlük işlere başlamadan önce bile insanı yorabilir. Kabul etmesi zor olsa da bazen kötü bir karar, hiç karar vermemekten daha iyidir; çünkü kararsızlık ilerlemeyi durdurur.

Hata yapma korkusu da karar vermeyi geciktirir. Metindeki ifade şöyledir: “Haklı olmaktan sonra, en iyi şey haksız olmaktır; çünkü eninde sonunda bu sonuca varırsınız.” Doğruyla yanlış arasında sürekli gidip gelmek insanı hiçbir yere götürmez. Yanılma ihtimalini kabul etmek, düşüncenizi gözden geçirmenizi sağlayacak bir olayla karşılaşma fırsatı da yaratabilir.

Her karar risk taşır. Yenilgi korkusuyla karar vermekten kaçınmak, iş hayatındaki önemli kayıplardan biri olarak ele alınıyor. Hiç hata yapmayan kişi değerli ve işe yarar bir şey yapmıyor olabilir; risk almayan bir işletme de ya riskten kaçınıyordur ya da ölüdür. Önemli olan hataları yok saymak değil, onlardan ders çıkarmaktır.

İşlere bitiş süresi koymak, zaman kullanımı açısından yararlıdır; ancak sınırlar mantıklı ve adil olmalıdır. En büyük sorunlardan biri, işi tamamlamak için gereken süreyi gerçekçi tahmin edememektir. Bu nedenle zaman sınırlarını belirlerken işin kapsamını düşünün ve aceleyle verilen tahminlerin yeni gecikmelere yol açabileceğini göz önünde bulundurun. Çok çalışmak yerine akıllıca çalışmak, öncelik belirlemek ve karar alabilmek; zamanın akışını değil, o akış içindeki kendi tercihlerinizi yönetmenizi sağlar.

Yazar: Ray Joseph
Yayınevi: Epsilon